Điều khoản sử dụng: CostDesk

1. Chấp nhận Điều khoản

Khi nhấn "Đồng ý", đăng ký Tài khoản, hoặc bắt đầu sử dụng Dịch vụ, Bạn xác nhận đã đọc, hiểu rõ và chấp nhận ràng buộc bởi Điều khoản Sử dụng này.

Nếu Bạn đăng ký thay mặt cho một Tổ chức, Bạn xác nhận và cam kết có đầy đủ thẩm quyền pháp lý để đại diện Tổ chức chấp nhận Điều khoản này. Việc Bạn đồng ý có giá trị ràng buộc đối với Tổ chức. Nếu không có thẩm quyền đó, Bạn không được đăng ký hoặc sử dụng Dịch vụ thay mặt cho Tổ chức.

Nếu không đồng ý với bất kỳ điều khoản nào, vui lòng không sử dụng Dịch vụ.

2. Định nghĩa

CostDesk / chúng tôi — Nền tảng phần mềm CostDesk và đơn vị vận hành CHIPI LIMITED
Dịch vụ — Toàn bộ tính năng, mô-đun và nội dung được cung cấp qua nền tảng CostDesk
Tổ chức — Doanh nghiệp hoặc đơn vị đăng ký sử dụng CostDesk
Người dùng / Bạn — Cá nhân truy cập CostDesk — có thể là chủ Tài khoản hoặc thành viên được Tổ chức thêm vào
Tài khoản — Tài khoản được tạo để truy cập và sử dụng Dịch vụ
Dữ liệu người dùng — Dữ liệu tài chính, dự án và nghiệp vụ do Tổ chức hoặc Người dùng nhập vào hệ thống
Gói dịch vụ — Gói thuê bao mà Tổ chức lựa chọn, xác định phạm vi tính năng và mức phí tương ứng
Số dư Tín dụng — Khoản tín dụng được ghi nhận vào tài khoản Tổ chức, tự động khấu trừ vào các hóa đơn kỳ tiếp theo
Gói Miễn phí (Free) — Gói dịch vụ không thu phí, có giới hạn về tính năng và tài nguyên sử dụng
Tính năng AI — Các tính năng sử dụng trí tuệ nhân tạo do CostDesk cung cấp, ví dụ trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, được xử lý thông qua nhà cung cấp mô hình AI bên thứ ba
Tín dụng AI — Khoản nạp trước dùng để sử dụng Tính năng AI, tự động khấu trừ theo lượng tiêu thụ

3. Mô tả Dịch vụ

CostDesk là nền tảng SaaS quản lý tài chính dự án, bao gồm theo dõi chi phí, doanh thu, lãi lỗ và các chỉ số tài chính ở cấp độ dự án lẫn toàn công ty.

Dịch vụ được cung cấp qua nhiều gói, bao gồm Gói Miễn phí và các gói trả phí. Một số tính năng, bao gồm Tính năng AI, chỉ khả dụng ở một số gói nhất định hoặc yêu cầu Tín dụng AI.

Dịch vụ được cung cấp theo nguyên trạng ("as-is"). CostDesk nỗ lực duy trì hoạt động ổn định nhưng không cam kết hệ thống hoạt động liên tục, không có gián đoạn.

4. Đăng ký và Tài khoản

4.1 Thông tin đăng ký — Bạn cần cung cấp địa chỉ email hợp lệ để tạo Tài khoản. Các thông tin khác là tùy chọn hoặc do Tổ chức yêu cầu.

Khi đăng ký thay mặt cho Tổ chức, người đăng ký xác nhận và cam kết rằng: (a) đã được Tổ chức ủy quyền hợp lệ; (b) Tổ chức có đủ năng lực pháp lý để tham gia thỏa thuận này; và (c) toàn bộ thông tin cung cấp khi đăng ký là chính xác, không gây nhầm lẫn. CostDesk có quyền yêu cầu bằng chứng về thẩm quyền này bất kỳ lúc nào.

4.2 Bảo mật Tài khoản — Bạn chịu trách nhiệm bảo mật thông tin đăng nhập và toàn bộ hoạt động phát sinh từ Tài khoản của mình. Nếu phát hiện truy cập trái phép, hãy thông báo ngay cho chúng tôi tại [email protected].

4.3 Quản lý người dùng — Quản trị viên Tổ chức có quyền thêm, phân quyền và xóa người dùng trong phạm vi tổ chức mình.

4.4 Giới hạn độ tuổi — Dịch vụ chỉ dành cho người từ đủ 18 tuổi trở lên.

5. Phí dịch vụ và Thanh toán

5.1 Phí áp dụng — Phí Dịch vụ được tính theo Gói dịch vụ mà Tổ chức đã chọn.

5.2 Chu kỳ thanh toán — Phí được thu theo chu kỳ 3 tháng, 6 tháng hoặc 12 tháng tùy gói đăng ký. Nếu bổ sung Người dùng giữa kỳ, phần phí phát sinh được tính theo số ngày còn lại và thu ngay lập tức.

5.3 Gia hạn tự động — Gói dịch vụ tự động gia hạn khi hết kỳ, trừ khi Tổ chức hủy trước ít nhất 7 ngày trước ngày gia hạn.

5.4 Hoàn tiền — Phí đã thanh toán thông thường không được hoàn lại. Ngoại lệ:

Khi Tổ chức hủy đăng ký theo điều khoản 11.1 và có Số dư Tín dụng dương tại thời điểm tài khoản đóng, khoản này sẽ được hoàn trả lại cho Tổ chức.
Khi CostDesk chấm dứt Dịch vụ vì lý do không xuất phát từ phía Tổ chức theo điều khoản 11.3.
Khi pháp luật có quy định khác.

Phần phí còn dư phát sinh từ việc giảm số Người dùng giữa kỳ được xử lý theo hình thức Số dư Tín dụng quy định tại điều khoản 5.8.

5.5 Thay đổi phí — CostDesk có thể điều chỉnh mức phí với thông báo trước ít nhất 30 ngày qua email đăng ký của Tổ chức.

5.6 Điều khoản Enterprise và Rà soát Thương mại

Một số Tổ chức có thể được xem xét áp dụng điều khoản thương mại Enterprise dựa trên quy mô, mức độ sử dụng hoặc mức độ phức tạp trong vận hành.

Các tiêu chí xác định Enterprise bao gồm nhưng không giới hạn ở:

(a) danh mục dự án có quy mô lớn hoặc giá trị cao,
(b) cấu trúc tài chính, mua sắm hoặc tổ chức phức tạp,
(c) mức sử dụng nền tảng liên tục hoặc có khối lượng lớn, hoặc
(d) quy mô hoạt động vượt đáng kể so với nhóm khách hàng tự đăng ký thông thường.

Khi quy mô hoặc mức sử dụng của Tổ chức vượt ngưỡng thông thường, CostDesk có quyền tiến hành rà soát thương mại và đề xuất điều chỉnh điều khoản thuê bao phù hợp. Mọi điều chỉnh sẽ có hiệu lực từ chu kỳ thanh toán tiếp theo hoặc sau thông báo trước hợp lý.

Quá trình rà soát thương mại không làm gián đoạn Dịch vụ, không hạn chế quyền truy cập dữ liệu và không ảnh hưởng đến dữ liệu lịch sử của Tổ chức.

5.7 Sử dụng Hợp lý và Tài nguyên Hệ thống

Mức giá Dịch vụ được xây dựng dựa trên số lượng Người dùng và mức tiêu thụ tài nguyên hợp lý, phù hợp với quy mô hoạt động của Tổ chức theo gói đăng ký. CostDesk có quyền giám sát mức sử dụng tài nguyên, bao gồm khối lượng giao dịch, dung lượng lưu trữ, số lượng bản ghi và tần suất thao tác.

Khi mức tiêu thụ tài nguyên của Tổ chức vượt đáng kể và kéo dài so với mức hợp lý của gói đăng ký, CostDesk có quyền:

(a) thông báo cho Tổ chức và đề xuất mức giá phù hợp với mức tiêu thụ thực tế;
(b) yêu cầu Tổ chức chuyển sang gói cao hơn hoặc gói tùy chỉnh trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo; hoặc
(c) áp dụng các biện pháp kiểm soát tài nguyên như giới hạn tốc độ truy cập, hạn chế băng thông (throttling) hoặc tạm hạn chế một số tính năng, khi mức sử dụng ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của các khách hàng khác.

Mọi điều chỉnh giá theo điều khoản này có hiệu lực từ chu kỳ thanh toán tiếp theo sau 14 ngày thông báo bằng văn bản. Tính liên tục của dịch vụ và quyền truy cập dữ liệu không bị ảnh hưởng trong thời gian này.

5.8 Số dư Tín dụng

Khi Tổ chức giảm số Người dùng giữa kỳ, phần phí đã nộp nhưng chưa sử dụng sẽ được tính theo tỷ lệ thời gian còn lại và ghi nhận là Số dư Tín dụng vào tài khoản Tổ chức.

Số dư Tín dụng: (a) được tự động khấu trừ vào hóa đơn kỳ tiếp theo; (b) không hết hạn khi tài khoản còn đang hoạt động hoặc tạm dừng; (c) được hoàn trả lại cho Tổ chức khi hủy đăng ký theo điều khoản 11.1 hoặc khi CostDesk chấm dứt theo điều khoản 11.3; và (d) bị mất hiệu lực nếu tài khoản bị chấm dứt do vi phạm theo điều khoản 11.2.

Tổ chức sẽ nhận xác nhận bằng văn bản về khoản Số dư Tín dụng được ghi nhận, kèm số tiền cụ thể và dự kiến ảnh hưởng đến kỳ thanh toán tiếp theo.

5.9 Quy trình Xử lý Thanh toán Thất bại

Khi một lần thanh toán định kỳ không thành công, CostDesk sẽ thực hiện quy trình thu hồi như sau:

Thất bại lần 1 — Quản trị viên Tổ chức nhận thông báo qua email kèm liên kết cập nhật thông tin thanh toán. Hệ thống thử lại sau 24 giờ.
Thất bại lần 2 — Quản trị viên nhận thông báo lần hai. Hệ thống thử lại sau thêm 72 giờ.
Thất bại lần 3 — Tài khoản chuyển sang trạng thái tạm dừng theo điều khoản 11.1a.

Trong suốt quá trình này, Tổ chức vẫn có trách nhiệm thanh toán toàn bộ phí còn nợ.

5.10 Gói Miễn phí

CostDesk cung cấp Gói Miễn phí không thu phí, kèm giới hạn về tính năng và tài nguyên sử dụng. Gói Miễn phí không đi kèm cam kết mức độ dịch vụ (SLA) và không áp dụng chính sách hoàn tiền.

CostDesk có quyền điều chỉnh giới hạn, thay đổi phạm vi hoặc ngừng cung cấp Gói Miễn phí, với thông báo trước ít nhất 30 ngày qua email đăng ký hoặc thông báo trong ứng dụng. Trước khi Gói Miễn phí bị ngừng, Tổ chức vẫn có thể xuất Dữ liệu của mình theo điều khoản 7.3.

5.11 Tính năng AI và Tín dụng AI

Tính năng AI được tính theo lượng sử dụng và khấu trừ từ Tín dụng AI mà Tổ chức nạp trước. Khi Tín dụng AI hết, Tính năng AI tạm ngưng cho đến khi Tổ chức nạp thêm; các tính năng khác của Dịch vụ không bị ảnh hưởng.

Tín dụng AI đã mua không được hoàn lại, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, và không hết hạn khi tài khoản còn đang hoạt động. CostDesk có quyền đặt hạn mức sử dụng Tính năng AI nhằm bảo đảm chất lượng dịch vụ chung.

5.12 Đồng thuận truy cập dữ liệu cho AI và Máy học

Bằng việc kích hoạt và sử dụng Tính năng AI và Máy học, Tổ chức đồng ý cho phép CostDesk và nhà cung cấp mô hình AI bên thứ ba truy cập và xử lý Dữ liệu người dùng liên quan trong phạm vi cần thiết để thực hiện tính năng.

Nếu Tổ chức không đồng ý với việc này và muốn sử dụng mô hình AI riêng của mình, Tổ chức cần thông báo cho CostDesk qua [email protected] để hai bên thống nhất phương án phù hợp. Khi đó, Tính năng AI dùng chung có thể không khả dụng cho tới khi có thỏa thuận riêng.

6. Quyền sở hữu trí tuệ

6.1 Toàn bộ nền tảng phần mềm, giao diện, mã nguồn, tài liệu và thương hiệu CostDesk là tài sản của CHIPI LIMITED.

6.2 CostDesk cấp cho Tổ chức quyền sử dụng có giới hạn, không độc quyền và không được chuyển nhượng, trong thời gian đăng ký còn hiệu lực.

7. Dữ liệu người dùng

7.1 Tổ chức chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính hợp pháp và sự đầy đủ của Dữ liệu người dùng.

7.2 CostDesk chỉ xử lý Dữ liệu trong phạm vi các tính năng của phần mềm. Chi tiết xem tại Chính sách bảo mật costdesk.co/privacy.

7.3 Tổ chức có thể xuất Dữ liệu của mình bất kỳ lúc nào trong thời gian đăng ký còn hiệu lực.

8. Cam kết Sử dụng

Bạn cam kết không sử dụng Dịch vụ để:

Vi phạm pháp luật hiện hành hoặc xâm phạm quyền lợi của bên thứ ba
Tải lên hoặc phát tán mã độc, phần mềm có hại
Cố ý truy cập trái phép vào hệ thống hoặc dữ liệu của tổ chức khác
Chia sẻ thông tin đăng nhập với người không được phép
Thực hiện hành vi gian lận, mạo danh hoặc cung cấp thông tin sai lệch
Dịch ngược mã nguồn (reverse engineer), sao chép hoặc tái tạo nền tảng dưới bất kỳ hình thức nào

CostDesk có quyền tạm dừng hoặc chấm dứt Tài khoản vi phạm các cam kết trên.

9. Giới hạn Bảo hành

Dịch vụ được cung cấp theo nguyên trạng, không kèm bảo hành nào ngoài những gì được nêu rõ trong Điều khoản này
CostDesk không đảm bảo Dịch vụ hoạt động liên tục, không gián đoạn hoặc hoàn toàn không có lỗi
CostDesk không chịu trách nhiệm đối với các quyết định kinh doanh được đưa ra dựa trên dữ liệu từ hệ thống
Kết quả từ Tính năng AI (ví dụ dữ liệu trích xuất từ hóa đơn) có thể chưa chính xác tuyệt đối; Tổ chức có trách nhiệm kiểm tra và xác nhận trước khi sử dụng cho mục đích kế toán, tài chính hoặc ra quyết định. CostDesk không chịu trách nhiệm cho hệ quả phát sinh từ kết quả AI chưa được kiểm tra

10. Giới hạn Trách nhiệm

10.1 CostDesk không chịu trách nhiệm đối với các thiệt hại gián tiếp, phát sinh, hệ quả hoặc tổn thất lợi nhuận.

10.2 Tổng mức trách nhiệm của CostDesk không vượt quá tổng phí Tổ chức đã thanh toán trong 6 tháng liền kề trước thời điểm phát sinh khiếu nại.

10.3 Giới hạn tại điều khoản 10.2 không áp dụng trong các trường hợp: thiệt hại về tính mạng hoặc sức khỏe con người; hành vi gian lận hoặc cố ý gây hại; hoặc các trách nhiệm pháp lý mà pháp luật không cho phép giới hạn.

11. Chấm dứt

11.1 Tổ chức có thể hủy đăng ký bất kỳ lúc nào. Tài khoản tiếp tục hoạt động đến hết chu kỳ thanh toán hiện tại.

11.1a Tạm dừng Tài khoản — Khi không nhận được thanh toán sau quy trình xử lý tại điều khoản 5.9, CostDesk có quyền tạm dừng tài khoản Tổ chức. Trong thời gian tạm dừng: (a) người dùng thông thường không thể truy cập hệ thống; (b) Quản trị viên vẫn đăng nhập được và chỉ thấy trang xử lý thanh toán; (c) toàn bộ Dữ liệu người dùng được giữ nguyên. Tài khoản được khôi phục ngay khi thanh toán thành công. Nếu sau 30 ngày vẫn chưa giải quyết, CostDesk có thể chấm dứt tài khoản theo điều khoản 11.2.

11.2 CostDesk có quyền chấm dứt ngay lập tức khi có vi phạm nghiêm trọng. Vi phạm nghiêm trọng bao gồm: thanh toán không được giải quyết trong thời hạn tạm dừng theo điều khoản 11.1a; vi phạm Điều khoản 8; cung cấp thông tin sai khi đăng ký; hoặc các hành vi gây thiệt hại đến hệ thống, uy tín của CostDesk hay quyền lợi của khách hàng khác.

11.3 CostDesk có thể chấm dứt không do vi phạm với thông báo trước 30 ngày và hoàn lại phần phí chưa sử dụng.

11.4 Sau khi chấm dứt, Dữ liệu được giữ tối đa 30 ngày để Tổ chức xuất về, sau đó sẽ được xóa an toàn.

12. Thay đổi Điều khoản

CostDesk có thể cập nhật Điều khoản này. Với các thay đổi quan trọng, chúng tôi sẽ thông báo trước ít nhất 14 ngày. Việc tiếp tục sử dụng Dịch vụ sau ngày có hiệu lực được xem là đồng ý với nội dung đã cập nhật. Phiên bản hiện hành luôn có tại costdesk.co/terms.

13. Điều khoản chung

13.1 Luật điều chỉnh — Pháp luật New Zealand.

13.2 Giải quyết tranh chấp — Các bên ưu tiên thương lượng trực tiếp trong vòng 30 ngày. Nếu không đạt được thỏa thuận, tranh chấp được giải quyết tại tòa án New Zealand.

13.3 Hiệu lực từng phần — Nếu một điều khoản bị tuyên vô hiệu, điều khoản đó sẽ được điều chỉnh ở mức tối thiểu cần thiết; các điều khoản còn lại không bị ảnh hưởng.

13.4 Toàn bộ thỏa thuận — Điều khoản này và Chính sách bảo mật cấu thành toàn bộ thỏa thuận giữa các bên, thay thế mọi thỏa thuận trước đó về cùng nội dung.

13.5 Không từ bỏ quyền — Việc CostDesk không thực thi một điều khoản cụ thể không đồng nghĩa với việc từ bỏ quyền áp dụng điều khoản đó.

13.6 Chuyển nhượng — Tổ chức không được chuyển nhượng quyền hoặc nghĩa vụ theo thỏa thuận này mà không có sự đồng ý bằng văn bản của CostDesk.

13.7 Bất khả kháng — Không bên nào chịu trách nhiệm khi không thể thực hiện nghĩa vụ do các sự kiện nằm ngoài tầm kiểm soát hợp lý, bao gồm thiên tai, quyết định của cơ quan nhà nước, tấn công mạng, sự cố hạ tầng internet hoặc lỗi nền tảng bên thứ ba. Bên bị ảnh hưởng phải thông báo kịp thời và nỗ lực hợp lý để khôi phục thực hiện nghĩa vụ.

Ngày hiệu lực: 02/04/2026 · Cập nhật lần cuối: 09/07/2026

Đơn vị cung cấp Dịch vụ: CHIPI LIMITED, Silverdale, Auckland, New Zealand

Liên hệ: [email protected] · Website: costdesk.co